L'autenticazione delle sottoscrizioni è regolata dall'art. 21 DPR 445-2000 ss.mm.ii.:
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all'art. 38, comma 2 e comma 3.
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio.
L’ufficiale di anagrafe può autenticare la firma in calce a documenti redatti solamente in lingua italiana. Si possono autenticare dichiarazioni di stati, fatti e qualità, mentre NON è possibile autenticare la sottoscrizione di atti che comportino manifestazioni di volontà, intenzioni, promesse, atti negoziali… (in questo caso è competente ad es. un notaio).
L’autentica di firma viene effettuata immediatamente.